Musterschreiben antwort auf reklamation

Strukturieren Sie Ihren Brief so, dass Sie eine Überschrift einschließen, die das Problem und den Namen des Produkts, der Dienstleistung, der Person, des Standorts, ggf. mit Code oder Referenznummer identifiziert. Denken Sie also an Ihr Brieflayout – wenn Sie als privatprivater Verbraucher vorzugsweise einen Briefkopf verwenden – stellen Sie sicher, dass der Name und die Adressdaten des Adressaten korrekt sind, schließen Sie das Datum ein, halten Sie es aufgeräumt, gut verteilt, und drucken Sie Ihren Namen unter Ihrer Unterschrift. Kundenbeschwerden sind für die meisten Unternehmen Alltag. Der Trick, dem CEO einen Kopierbrief zu schicken – und dies auf dem Brief an den Kundendienst zu zeigen – dürfte die gleiche Wirkung haben. Halten Sie Ihr Pulver trocken, bis Sie es brauchen. Wenn Menschen Briefe lesen, zu Recht oder zu Unrecht, bilden sie einen Eindruck über den Schriftsteller, was die Reaktion und Haltung beeinflussen kann. Es ist daher hilfreich, einen Brief zu schreiben, der einen maßgeblichen Eindruck erweckt. Diese Beispiel-Kundendienstantwort-E-Mail enthält eine klare Anfrage, um den Kunden bei der Klärung der Beschwerde zu unterstützen.

In diesem Beispiel hat das Kundenserviceteam ein Formular vorbereitet, das der E-Mail-Antwort anden hängt, die der Kunde ausfüllen kann. Die Verwendung eines solchen Formulars gibt Ihrem Team eine schnelle und einfache Ressource, die verwendet werden kann, um den Kunden stärker einzubeziehen. Dieser Follow-up-Prozess gibt Ihrem Team auch die Informationen, die es benötigt, um Maßnahmen zu ergreifen, um die Probleme zu beheben, die zu der Beschwerde geführt haben. Ihr Ingenieur (name if appropriate) hat in den letzten zehn Tagen zum dritten Mal angerufen, um unsere (Maschine und Modell) an der oben genannten Adresse zu reparieren, und ich bin immer noch ohne Arbeitsmaschine. Wenn Sie auf schwerwiegende, große Beschwerden und Implikationen reagieren, sollten Sie zunächst mit einer sofortigen Lösung reagieren, um das aktuelle Problem zu lösen, und dann mit dem Kunden vereinbaren, wie Sie am besten eine Abhilfeänderung entwickeln und vereinbaren können, die ein erneutes Auftreten verhindert, was bei großen Verträgen wahrscheinlich ein Treffen mit relevanten Personen von beiden Seiten beinhalten sollte. In einigen Situationen werden Sie feststellen, dass die Notwendigkeit tatsächlich für eine vollständige Neuverhandlung der Vereinbarung über das Service-Level besteht. In solchen Fällen nutzen Sie die Gelegenheit als eine sehr positive – eine Chance, die Beziehung zu konsolidieren und zu stärken, und in der Regel eine Gelegenheit, die Laufzeit des Vertrags zu verlängern. (Bitte beachten Sie, dass uk English neigt dazu, die Schreibweise ISE in Wörtern wie entschuldigen, organisieren, etc., während US-Englisch bevorzugt IZE. Offensichtlich verwenden Sie in Ihren Briefen die entsprechende Schreibweise für Ihre bestimmte Zielgruppe.) c.c.

(plus Namen und Organisationen, wenn Sie den Brief an jemanden kopieren) Bevor Sie etwas senden – lesen Sie es sich selbst vor und fragen Sie: „Was würde ich denken, wenn ich das erhalten hätte? Wie würde ich mich fühlen?” Wenn Ihre Antworten weniger als positiv sind, sollten Sie den Brief neu schreiben. Ihr Kundendienstmitarbeiter kann die Tracking-Informationen des Spediteurs überprüfen und vorschlagen, dass der Kunde den Agenten erneut kontaktiert, wenn das Paket immer noch nicht eintrifft. Diese Antwort beginnt einen positiven Ton für das Gespräch, das zu einer Entschließung durchgeführt werden kann. Ein amerikanisches Unternehmen hat der Welt gerade gezeigt, wie man eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde schreibt und gleichzeitig auch, wie man NICHT reagiert und den Beschwerdeführer sogar noch wütender macht! KLICKEN Sie AUF DEM BILD, UM DIE VOLLE BESCHWERDE RESPONSE Zu SEHEN Neben der Sicherstellung, dass Ihr Business English perfekt in dieser gemeinsamen Business-Schreibaufgabe ist, MÜSSEN Sie dem Kunden das Gefühl geben, dass Sie wirklich auf ihre Beschwerden hören und darauf reagieren, um Ihre Geschäftspraktiken in Zukunft besser zu machen. Wie Sie aus der vollständigen Abschrift dieses Briefes unten sehen können (der von User `lyndy` auf Reddit gepostet wurde und schnell viral geht), ist American Airlines dabei völlig gescheitert. Eine schriftliche Vorlage zu verwenden und den unpersönlichen „CUSTOMER NAME” usw. nicht in die richtigen Details zu ändern, ist möglicherweise das Schlimmste, was hätte getan werden können und ist ein totales PR-Desaster. Um die perfekten Business English Phrasen für diese Art von Brief zu sehen, sehen Sie sich unser Video unter Strukturierung des Briefes ist wichtig. Denken Sie in Bezug auf das Akronym AIDA – Aufmerksamkeit, Interesse, Wunsch, Aktion.

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